Homeoffice – Was Arbeitgeber wissen müssen

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Homeoffice – Was Arbeitgeber wissen müssen

Das Homeoffice gewinnt vor dem Hintergrund der aktuellen Pandemie immer mehr an Bedeutung. Nun müssen Arbeitgeber künftig begründen, warum sie ihre Mitarbeiter nicht von zu Hause arbeiten lassen. So lautet jedenfalls der neue Corona-Beschluss vom 19. Januar 2021. Dennoch ist das Homeoffice mit vielen Umstellungen und anfänglichen Schwierigkeiten verbunden. Wie die derzeitigen arbeitsrechtlichen Regelungen aussehen und wie Arbeitgeber die neuen Regelungen optimal umsetzen können, erfahren Sie hier.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Seit dem 27.01.2021 gilt die neue Crona-Arbeitsschutzverordnung, welche von Arbeitgebern zu kennen und berücksichtigen ist.
  • Innerhalb des Homeoffices sind weiterhin die arbeitsrechtlichen Vorgaben zu berücksichtigen. Dies betrifft vor allem das Arbeitszeitgesetz, den Arbeitsschutz und Datenschutz.
  • Der Arbeitgeber muss grundsätzlich für die zusätzlichen Kosten aufkommen, die im Homeoffice entstehen. Dem Arbeitnehmer sollen hierdurch keine zusätzlichen Kosten entstehen.

1. Die aktuelle Regelungen

Am 19. Januar 2021 wurde ein neuer Corona-Beschluss gefasst, welcher am 27. Januar 2021 in Kraft getreten ist. Hier heißt es in der neuen Corona-Arbeitsschutzverordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS):

Die Regelung verpflichtet Arbeitgeber bei Büroarbeiten oder vergleichbaren Tätigkeiten das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. (…) Nur wenn zwingende betriebliche Gründe entgegenstehen, kann von einer Verlagerung dieser Tätigkeit abgesehen werden.Corona-Arbeitsschutzverordnung

Arbeitgeber sind nun während der Corona-Pandemie dazu verpflichtet ihren Mitarbeitern das Homeoffice zu ermöglichen. Diese neuen Regelungen beziehungsweise Pflichten zum Homeoffice beziehen sich aber nur auf Büroarbeiten und vergleichbare Tätigkeiten. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Arbeitsorte wie beispielsweise die Supermarkt-Kasse oder das Fließband von der Verordnung nicht umfasst sind. Die Verordnung soll vorläufig bis zum 15. März 2021 gelten.

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1.1 Was versteht man eigentlich unter Homeoffice

Bei der Definition des Homeoffices wird generell zwischen der Telearbeit und der mobilen Arbeit unterschieden.

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Aktuell versteht man Homeoffice als eine Mischung aus Tele- und mobiler Arbeit. Eine klare gesetzliche Regelung, was genau unter dem Begriff Homeoffice zu verstehen ist, soll aber noch folgen. Je nachdem, worauf sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einigen, darf im heimischen Arbeitszimmer sowie auch mobil gearbeitet werden. Bei der Telearbeit arbeitet der Arbeitnehmer entweder komplett oder teilweise von dem zu Hause eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz aus. Mobile Arbeitnehmer, die hingegen viel unterwegs sind, haben oft wechselnde Arbeitsorte.

1.2 Was sind zwingende betriebliche Gründe

Die neue Verordnung spricht davon, dass Homeoffice nicht ermöglicht werden muss, wenn zwingende betriebliche Gründe vorliegen. Was aber explizit ein zwingender betrieblicher Grund ist, ist noch sehr unklar und erfordert im Zweifel einer genaueren Definition durch die Gerichte. Jedenfalls ist klar, dass das schlichte Vorliegen einer komplizierten Kommunikation innerhalb des Unternehmens künftig nicht mehr als ausreichende Begründung gelten kann.

Jedenfalls geben die auf der Homepage des BMAs veröffentlichten Frequent Asked Questions (FAQ) Aufschluss darüber, was möglicherweise als zwingender betrieblicher Grund zu verstehen ist. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten, denn die FAQ können lediglich als unverbindliche Auslegungshilfen dienen.

Folgende Tendenzen hinsichtlich möglicher Gründe ergeben sich daher aus den FAQ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales:

Eignet sich die Tätigkeit zwar grundsätzlich zum Homeoffice, aber kann aus „belegbaren und nachvollziehbaren betriebstechnischen Gründen“ nicht von zu Hause erbracht werden, da ansonsten die Aufrechterhaltung des übrigen Betriebs nur eingeschränkt oder überhaupt nicht möglich ist, kann ein solcher Grund vorliegen. Beispiele hierfür sind das Öffnen physischer Post, Anlegen physischer Akten oder aber die vor Ort Annahme von Waren.

Technische oder organisatorische Gründe beziehungsweise Versäumnisse können lediglich befristet als zwingende betriebliche Gründe qualifiziert werden. Erforderlich ist dann eine umgehende Beseitigung des Verhinderungsgrunds. Verhinderungsgründe sind beispielsweise die Nichtverfügbarkeit der erforderlichen IT-Ausstattungen, die notwendige Umstellung der Arbeitsorganisation oder die unzureichende Qualifikation der Mitarbeiter.
Auch die Nichtgewährleistung von datenschutzrechtlichen Vorgaben des Arbeitnehmers in seiner privaten Wohnung kann einen zwingenden betrieblichen Grund darstellen. Denn es muss insbesondere bei Mitarbeitern, die mit besonders sensiblen Daten betraut sind, ein Datenschutzniveau sichergestellt werden, welches mit dem des Betriebs vergleichbar ist.

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2. Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers

Auch im Homeoffice sind natürlich die Rechte und Pflichte des Arbeitnehmers von beiden Parteien zu berücksichtigen.

Pflichten des Arbeitnehmers

Die Pflichten des Arbeitnehmers bleiben im Homeoffice grundsätzlich gleich. Vor allem bedeutet das natürlich, dass der Arbeitnehmer seine vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung zu erbringen hat. Der Arbeitnehmer ist auch für die Einhaltung des Datenschutzes sowie der eventuell vereinbarten Verschwiegenheitsregelungen im Homeoffice verantwortlich. Außerdem muss der Arbeitnehmer seine Erreichbarkeit gegenüber seinem Arbeitgeber sicherstellen. Natürlich gilt hier keine dauerhafte 24/7 Erreichbarkeit, sondern vielmehr muss die Erreichbarkeit dabei im normalen arbeitsrechtlichen Rahmen liegen.

Wir empfehlen bezüglich der Erreichbarkeit:

  • Schaffung von individuellen und klaren Regelungen, um Missverständnisse zu vermeiden.
  • Beispiel für ein gängiges Praxismodell: Festlegung von Gleitzeit und Kernarbeitszeit (Kernarbeitszeit zum Beispiel von 10-16 Uhr und restliche Zeit als Gleitzeit gestalten).
  • Keine 8 Stunden Sitzungen der Arbeitnehmer, sondern vielmehr Schaffung von garantierten Konzentrationsphasen durch mehr Freiheiten.

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Rechte des Arbeitnehmers

Neben dem Anspruch auf Bezahlung sind folgende Rechte des Arbeitnehmers weiterhin zu beachten:

  • Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit muss eine 30 minütige Pause eingelegt werden
  • Anspruch auf Versicherungsschutz
  • Gegebenenfalls Bereitstellung von Arbeitsmitteln

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3. Arbeitsrechtliche Vorgaben

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch weiterhin bei der Arbeit von zu Hause aus. Regelungen bezüglich Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und -zeiten sowie das grundsätzliche Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit müssen auch beim Homeoffice eingehalten werden. Vor allem der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen. Auch sollte dieser ein Modell für die Zeiterfassung finden.

Grundsätzlich trifft den Arbeitgeber nach § 618 BGB eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern.

Der Dienstberechtigte hat Räume, Vorrichtungen oder Gerätschaften, die er zur Verrichtung der Dienste zu beschaffen hat, so einzurichten und zu unterhalten und Dienstleistungen, die unter seiner Anordnung oder seiner Leitung vorzunehmen sind, so zu regeln, dass der Verpflichtete gegen Gefahr für Leben und Gesundheit soweit geschützt ist, als die Natur der Dienstleistung es gestattet.§ 618 I BGB

Diese gesetzlich vorgeschriebene Fürsorgepflicht gilt natürlich auch weiterhin im Homeoffice. Der Arbeitgeber sollte daher ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen notwendig sind und eine entsprechende Gefährdungsanalyse vorzunehmen. Dies beinhaltet vor allem eine genaue Befragung der Umstände sowie eine angemessene Unterweisung des Arbeitnehmers bezüglich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für die Arbeitsmittel. Eine Kontrollpflicht des Arbeitsplatzes im Homeoffice ist nicht gemeint.

Vor allem an die Datensicherheit und IT-Infrastruktur bestehen hohe Anforderungen beim Arbeiten von zu Hause aus. Bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes ist für geeignete Datenschutzvorkehrungen zu sorgen. Diese sind vom Arbeitnehmer dauerhaft einzuhalten. Der Arbeitnehmer muss sicherstellen, dass nur er allein Zugang zu dem PC und den damit verbundenen vertraulichen Daten hat.

Für alle bereits genannten Punkte sollten konkrete Regelungen im Arbeitsvertrag möglichst genau festgelegt werden. Dies gilt vor allem für Vereinbarungen zum zeitlichen Umfang, zur Erreichbarkeit am heimischen Arbeitsplatz und zur Übertragung der Dokumentationspflicht auf den Arbeitnehmer.

  • Der Arbeitgeber kann beispielsweise Vertrauensarbeit ohne detaillierte Erfassung anbieten, sodass der Arbeitnehmer die Arbeitszeit selbst gestalten kann. Es sollte dann ausdrücklich geregelt sein, dass durch selbstbestimmte Überstunden grundsätzlich keine Zahlungspflicht zu zuschlagsfähigen Arbeitszeiten ausgelöst wird.
  • Die Verpflichtung des Arbeitgebers, die über die werktägige Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit zu dokumentieren, kann er in der Homeoffice-Regelung an den Mitarbeiter übertragen.
  • Ebenso bietet sich im Zusammenhang mit dem technischen Arbeitsschutz ein Verbot zur Nutzung privater Arbeitsmittel an.

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4. Kostenübernahme

Insbesondere stellt sich die Frage für welche im Homeoffice entstehenden Kosten der Arbeitgeber aufkommen muss.

Laptop, Büromaterial, Internetkosten und erhöhter Stromverbrauch – all diese Kosten können bei der Arbeit von zu Hause entstehen. Grundsätzlich trifft die Kostentragung am betrieblichen sowie am heimischen Arbeitsplatz den Arbeitgeber. Hier muss der Arbeitgeber die Kosten für den Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel tragen, die erforderlich sind damit der Arbeitnehmer seiner Arbeitspflicht von zu Hause aus nachkommen kann. Dies gilt sowohl für die Anschaffung als auch für mögliche Reparaturen der Arbeitsmittel. Einfach ausgedrückt soll der Mitarbeiter nicht zusätzlich belastet werden und der Arbeitgeber soll durch die Anordnung des Homeoffices finanziell nicht besser gestellt werden. Der Arbeitgeber soll somit weiterhin für alle Kosten aufkommen müssen, die auch bei einem gleichwertigen betrieblichen Arbeitsplatz angefallen wären.

Der rechtliche Ausgangspunkt ist recht klar und einfach. Dennoch verbleiben für die praktische Umsetzung offene Fragestellungen.

Bei zwingend benötigtem Arbeitsmaterial wie zum Beispiel Druckpapier, Druckerpatronen und Büromaterial kann einfach und ziemlich exakt zwischen privaten und beruflichen Aufwendungen differenziert werden. Alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer ausschließlich zur Erfüllung seiner Arbeitspflicht tätig, sind von seinem Arbeitgeber zu ersetzen.

Schwierigkeiten ergeben sich hingegen bei der Berechnung der anteiligen Strom-, Wasser- sowie Heizkosten. In der Theorie kann der Mitarbeiter für diese Kosten Ersatz verlangen. Aber in der Praxis ist eine exakte Bezifferung des zusätzlich Anteils, welcher durch das Homeoffice verursacht wird, kaum möglich.

Davon zu unterscheiden sind jedoch Aufwendungen, die für die Erfüllung der Arbeitspflicht nützlich sind, aber gerade nicht auf Grund dieser getätigt worden sind. Solche Aufwendungen hätte der Arbeitnehmer auch ohne das Homeoffice getätigt. Hierunter fällt vor allem die Nutzung der Internetverbindung, welche in der Regel pauschal abgerecht wird. Dem Arbeitnehmer entstehen in diesem Fall keine zusätzlichen Kosten, da er den Internetanschluss in der Regel auch zu privaten Zwecken abgeschlossen hätte. Daher kann ein Aufwendungserstattungsanspruch des Arbeitnehmers in diesen Fällen kaum vertretbar sein, da die Aufwendungen nicht überwiegend dem Interesse des Arbeitgebers dienen. Eine ähnliche Argumentation gilt auch hinsichtlich der zu zahlenden Wohnungsmiete, da diese ohnehin angefallen wäre.

Damit die offenen Fragen hinsichtlich der Höhe der Aufwendungsersattung keine Überhand im Homeoffice nehmen, empfiehlt sich ein pragmatischer Lösungsansatz. Der Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten in der Abrechnung eine Pauschale für Strom-, Gas- sowie Heizkosten vereinbaren und nicht an den tatsächlichen Verbrauch anzuknüpfen. So spart man sich nicht nur Zeit sondern auch mögliche Streitigkeiten hinsichtlich der Frage, ob eine Kostenposition nun erstattungsfähig ist oder nicht.

5. WIN – WIN: So kann Homeoffice dauerhaft funktionieren

Damit das Homeoffice innerhalb der Corona-Pandemie auch ein Erfolg wird, sind verschiedene Voraussetzungen zu schaffen:

  • Arbeitsaufgabe

  • Häusliche Situation der Arbeitnehmer muss berücksichtigt werden (Familie, Wohnung) – vor allem das Thema Datenschutz ist zu berücksichtigen, wenn mehrere Personen aus einem Haushalt im Homeoffice sind

  • Technische Anbindung

  • Führungsverhalten muss entsprechend sein = Grundvertrauen der Geschäftsführung und Vorgesetzten

Sind die Voraussetzungen für das Homeoffice einmal geschaffenen, ergeben sich enorme Vorteile für den Arbeitgeber bei der Arbeit im Homeoffice:

  • Motivierte Mitarbeiter

  • Einsparung von Bürofläche

  • Ansteckungsrisiko sinkt

  • Wegfall von Pendelwegen

  • Flexibilität für die Zukunft

  • Attraktiver Arbeitgeber

  • Konzentriertes Arbeiten

  • Bei freier Zeiteinteilung: Vereinbarkeit von Familie und Arbeit

Vor allem ist anzunehmen, dass sich in der Zukunft das Modell des hybriden Arbeitens durchsetzen wird, sodass jetzige Investitionen in das Homeoffice sich auch nach der Pandemie auszahlen werden. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass der Mitarbeiter zwischen dem Homeoffice und der Präsenz im Büro hin und wieder wechselt. Dabei gibt es verschiedene Ausprägungen dieses Modells, zum Beispiel:

  • 2 Wochen Homeoffice und anschließend 2 Wochen Präsenz im Büro

  • 3 Tage Homeoffice in der Woche und 2 Tage Präsenz im Büro

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7. Kontakt

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